Дистанционные аудиты – новое или хорошо забытое старое

«Ограничительные меры по борьбе с COVID-19, введённые во многих странах, стали помехой аудиторам, осуществляющим проверку систем менеджмента. Но это не повод для тревоги.

Даже если вы находитесь на карантине или предпочли дистанционный режим работы, мы можем провести аудит удалённо! При соблюдении определённых условий это доступно даже для отраслевых стандартов, таких как IATF 16949.

Еще осенью 2020 года в связи с новой вспышкой коронавируса был ограничен доступ в производственные помещения, что затронуло не только работников предприятий, но и наших аудиторов, которые, как правило, проводят выездные проверки. «Наш план обеспечения непрерывности бизнеса позволяет организациям и частным лицам сохранять свои сертификаты как можно дольше», – утверждает Жюльен Низри, генеральный директор AFNOR Certification.

Удалённый аудит: подробности и секрет "прозрачности" процедуры

Независимо от специализации и опыта в подготовке конкретных стандартов, аудиторы AFNOR Certification применили свои методы и технологии работы, чтобы сделать дистанционные аудиты максимально похожими на выездные. При этом наши специалисты по-прежнему проводят беспристрастные проверки, занимая позицию независимых экспертов.

Например, аудитор Кристел Гэри провела несколько полностью удалённых аудитов для компаний, имея в расположении необходимые программныесредства. Но так как по определению аудиты проводятся на самом объекте и предполагают контакты между людьми, у неё с самого начала были некоторые сомнения. «Смогут ли клиенты что-нибудь скрыть? И правда, вопрос хороший, ведь наша деятельность основана на доверии, и ещё труднее на него найти ответ, когда впервые проводишь аудит компании. Но в конце концов наши клиенты подстроились, и процедура не вызвала никаких подозрений. Так что это вполне осуществимо», – утверждает Кристел Гэри.

Она продолжает: «Мы видим многое, когда находимся непосредственно на объекте. Но дистанционные аудиты предполагают больше вопросов, и мы тратим больше времени на углублённую работу с документами. Но, надо сказать, я по достоинству оценила этот совершенно иной и очень интересный подход к делу». Элизабет Маршал проводит дистанционные аудиты по стандартам ISO 9001, ISO 20000-1, ISO 27001. Она разделяет эту точку зрения, но также отмечает, что работа с документами и постоянная связь с кем-то, чьи эмоции и жесты невозможно увидеть по другую сторону монитора, требуют перерывов. «К счастью, тот факт, что нам не нужно выезжать на объекты, компенсирует эти перерывы. Не нужно больше совершать авиаперелёты или останавливаться в отелях, что только лучше для нашей планеты».

Дистанционные аудиты: технические средства

Мари-Элен Аметрано, многопрофильный аудитор и эксперт по оценке, также опробовала подключенные к сети очки для проведения удалённых аудитов. И пусть она не в восторге от новых технологий, Мари-Элен провела несколько аудитов по стандартам ISO 9001 и ISO 14001 на видеоконференциях из дома. Самих клиентов обеспечили необходимыми для процедуры очками так, что аудитор смогла контролировать процесс. «Всё было точно так же, как если бы я присутствовала на месте. Я просила клиента повернуть голову к определённому зданию, подойти к кому-нибудь и задать несколько вопросов или пройти мимо того места, которое было ключевым на имеющемся плане размещения объектов. Несмотря на то, что я видела всё чужими глазами и говорила не своим голосом, обстановка и ощущения были абсолютно такими же. У меня даже был приступ "дистанционного кашля", когда мой клиент попал в облако пыли, подходя к бетономешалке!» – рассказывает она.

Однако, как и Кристел Гэри, Мари-Элен Аметрано отмечает, что такая практика менее рискованная, если аудитор уже знаком с клиентом и местом проведения аудита. «Первоначальные проверки даются труднее», – подтверждает Элизабет Маршал. «Но мы можем совмещать аудиты на объекте с удалёнными. Особенно когда, как и я, мы проводим аудит клиентов в IT, которые постоянно работают в цифровой среде». Получается, что дистанционные аудиты особенно хорошо подходят для повторных аудитов и для клиентов, которые уже прошли основную проверку, но хотят пройти сертификацию по новому стандарту. Кажется, стоит попробовать»